Em tempos de home office, como podemos utilizar o Ágil para nos ajudar?

Como se organizar utilizando o Scrum?

Como o Kanban pode te ajudar nas suas tarefas?

Bom, nem todos estão acostumados com home office, eu, inclusive, era uma. Mas, com a necessidade de precisar se adaptar, busquei por ferramentas e técnicas que pudessem me ajudar e ajudar o time.

Em casa, temos que manter a disciplina e o comprometimento. A entrega do nosso trabalho e responsabilidade precisa ser contínua, produtiva e com qualidade.

Pensando nessa entrega, optamos por utilizar o framework Scrum. Sabemos que ele foi criado para o desenvolvimento de software, mas como framework significa ser adaptável é isso que conseguimos com o Scrum, adaptá-lo ao nosso dia a dia.

Mas você deve estar se perguntando, como você fez para utilizar o Scrum para organizar sua vida ou seu time? Pois bem, vou explicar para você, mas antes falarei brevemente o que é o Scrum.

O Scrum é um framework composto por:

• Papéis – Scrum Master, Product Owner e Time de Desenvolvimento.
• Cerimônias – Sprint Planning, Daily meeting, Review e Retrospective.
• Artefatos – Product Backlog, Sprint Planning e incremento potencialmente integrável.

Cada papel tem sua responsabilidade fundamental em fazer com que todo processo aconteça, suas cerimônias possuem time-boxed específicos para acontecer. Para saber mais sobre o Scrum, confira nossos artigos em nosso Blog. (Acesse aqui)

Pensando em tudo isso, time e eu, montamos um Product Backlog de todas as tarefas que seriam necessárias para que continuássemos desenvolvendo nosso trabalho com nossos parceiros e clientes de forma que a qualidade e o nível se mantivessem o mesmo.

Para organizar essas tarefas utilizamos o método Kanban com as colunas: Product Backlog, A fazer, Fazendo, Impedimentos, Aprovar, Aprovado e Feito.

• Product Backlog – Montamos com as tarefas que precisam ser feitas ou continuar desenvolvendo para manter a entrega.
• A fazer – Tudo o que entrará na sprint, normalmente de duas semanas.
• Fazendo – Tarefas que os membros do time estão realizando para que todos fiquem cientes.
• Impedimentos – Normalmente os impedimentos são dependência de outros membros do time.
• Aprovar – Todas as tarefas que precisam de uma certa aprovação do Product Owner (isso não é exigido pelo Scrum Guide, mas adaptamos para nosso time)
• Aprovado – Tarefa que foi aprovada e pode terminar de ser executada ou não tem nenhuma melhoria a ser feita.
• Feito – Tarefa totalmente concluída, por exemplo, se for uma imagem para a rede social, ela está criada e postada nas redes sociais.

Esse foi o modelo adotado e adaptado para o time trabalhar, e para fazermos a gestão de tudo isso, utilizamos uma ferramenta que chama Trello e é gratuita,.

Abaixo segue uma imagem de exemplo de um quadro que você pode montar conforme a necessidade do seu time.

Nessa mesma ferramenta, utilizamos um plugin que chama Scrum by Vince e pode ser encontrada dentro do próprio Trello.

O plugin nos auxilia na criação de Sprints com o tempo de dias que queremos, na estimativa das tarefas e nos gera um gráfico Burndown para que possamos ver nosso progresso na sprint.

Deve ter vindo a sua cabeça, e como as cerimônias são realizadas? Adaptamos elas também.

No início de cada Sprint fazemos uma reunião de planejamento por videoconferência para definirmos as tarefas que entrarão e a nossa meta para aquela sprint. A Daily é feita informalmente pelo WhatsApp, não é seguida à risca, mas a boa comunicação no time é mantida. Review e Retro fazemos juntas e de forma bem objetiva, por videoconferência também.

É dessa forma que o time se organiza com o Scrum para fazer as entregas e não necessariamente criar um produto/serviço.

E no meio de tudo isso, em tempos de necessidade de várias adaptações, vemos que algumas habilidades que nunca precisávamos, agora são necessárias. Mas como saber se seu time é capaz de fazê-las?

Existem habilidades que são desconhecidas, para isso, existe uma técnica muito utilizada no Management 3.0 que chama Matriz de competência, como imagem abaixo.

Essa matriz nos permite ver todos os profissionais que temos versus todas as habilidades necessárias para desenvolver aquele produto/serviço. De modo que, o verde é aquilo que você é capaz de fazer, o amarelo você sabe realizar mas precisa de ajuda e o vermelho é o que você não sabe fazer. Em cima disso, são montadas estratégias e plano de ação, como, por exemplo, treinamentos para melhorar as habilidades.

Neste caso, usamos ela para mapear os profissionais e as habilidades necessárias para concluirmos todas as nossas tarefas e de forma que todos do time pudessem colaborar uns com os outros. Com isso, descobrimos habilidades que membros do time tinham que eram desconhecidas. Isso fez com que a capacidade do time fosse aumentada e investimentos em terceirização para fazer fossem poupados.

Bom.. Já falamos de framework Scrum e Método Kanban para organizar um time nas entregas contínuas e com qualidade, de matriz de competência para usar todas as habilidades de um time multifuncional. Mas, como lidamos com o foco em casa e as distrações que temos ao longo do dia? Isso também nos ajuda a perder o ritmo, principalmente, quando constantemente nosso raciocínio é interrompido.

Para esse tipo de problema também existe uma técnica chamada pomodoro. Essa técnica consiste em um método de gerenciamento de tempo e serve para qualquer área em sua vida, utilizamos ela e nos trouxe resultados positivos.

Ela consiste em fazer com que você foque no que precisa realizar sem procrastinar, mantendo uma linha de raciocino sem interrupções. Por exemplo, você precisa escrever um artigo para colocar em seu blog, com um cronometro ao lado, você ficará 25 minutos focado apenas em escrever aquele artigo, quando o tempo acabar, faça uma pausa de 5 minutos para ir ao banheiro, mexer no celular, dar uma volta e esticar as pernas. Após os 5 minutos, coloque o cronometro novamente e foque os 25 minutos de novo. Repita isso até que tenha concluído a tarefa que está realizando.

Isso faz com que você conclua suas atividades com mais êxito e assertividade, tendo em vista que você estará 100% focado naquela tarefa, além de diminuir a forma como procrastinamos as coisas.

De modo geral, a intenção aqui é de alguma forma fazer com que você e seu time sejam mais produtivos em home office utilizando técnicas e ferramentas do universo Ágil e saber que o Scrum, por exemplo, vai além da TI.

Obrigada por terem ficado com a gente até aqui.

Um abraço.

Amanna Monteiro – Família Sunsetti.